Tôi là một người Việt Nam hiện đang sinh sống tại Đức. Hiện nay, công ty của tôi (kinh doanh ống nhựa) muốn lập một văn phòng đại diện tại Hà Nội để tìm hiểu thì trường sau đó mới xúc tiến đầu tư. Mong luật sư làm rõ cho tôi về hồ sơ thành lập văn phòng đại diện với công ty nước ngoài. Chân thành cảm ơn.
Người gửi: Trần Thu
Chào bạn và cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đến Công ty Luật Thái An.
Để thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam cần những điều kiện sau:
- Là thương nhân được pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ (quốc gia) nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp;
- Đã hoạt động ít nhất 1 năm, kể từ khi được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp ở quốc gia của thương nhân;
- Văn phòng đại diện chỉ được đặt trụ sở tại địa điểm được phép sử dụng làm văn phòng của thương nhân nước ngoài theo quy định của pháp luật (về quy hoạch, về điều kiện an ninh, trật tự và về các điều kiện khác);
- Một địa điểm chỉ được đặt trụ sở của một Văn phòng đại diện;
- Diện tích của địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện phải phù hợp với quy mô hoạt động, số lượng người lao động của Văn phòng đại diện nhưng không nhỏ hơn 16m2.
Về hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện gồm:
- Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập chi nhánh theo mẫu của bộ công thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
- Bản sao điều lệ hoạt động của chi nhánh, trong đó quy định rõ phạm vi ủy quyền cho người đứng đầu chi nhánh.
- Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyển nơi thương nhân nước ngoài thành lập xác nhận. Trong trường hợp giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động của thương nhân nước ngoài thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 03 năm.
- Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương (bao gồm văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất do cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp...) chứng minh được sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.
- Điều lệ hoạt động của thương nhân nước ngoài.
- Giấy tờ xác nhận tư cách pháp nhân của người đứng đầu chi nhánh: Bản sao hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân (nếu là người Việt Nam), hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài).
- Hợp đồng thuê địa điểm để đặt trụ sở chi nhánh.
Lưu ý: Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp hay xác nhận phải được hợp pháp hoá lãnh sự và dịch thuât, công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Về trình tự, để được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài nộp trực tiếp, gửi qua đường bưu điện hoặc trực tuyến 1 bộ hồ sơ về Sở Công Thương, Ban quản lý nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Công Thương, Ban quản lý kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Trong thời hạn 7 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công Thương, Ban quản lý xem xét và quyết định cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản và nêu rõ lý do.
Với những thông tin chúng tôi trình bày ở trên, mong rằng bạn đã nắm rõ về thủ tục, hồ sơ, trình tự giải quyết cho vấn đề này.
Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu rất nhiều vấn đề liên quan tới thành lập văn phòng đại diện công ty tại các bài viết sau đây của chúng tôi:
- Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện
- Những điều cần biết khi mở văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có được ký kết hợp đồng?
Nếu bạn còn bất gì điều gì băn khoăn, hãy liên hệ với Luật Thái An!
