Dưới đây là các quy định về thẩm quyền ký tên trên văn bản hành chính, pháp lý cần nắm được để vận dụng tốt trong công việc, đặc biệt là đối với các cơ quan hành chính sự nghiệp hoặc doanh nghiệp...
* Hãy gọi TỔNG ĐÀI TƯ VẤN PHÁP LUẬT để được hỗ trợ kịp thời!
Khi đi làm chắc chắn chúng ta gặp rất nhiều tình huống như trong các văn bản của các cơ quản nhà nước hoặc các tổ chức, doanh nghiệp...thường sử dụng các từ TL. Giám đốc (thừa lệnh giám đốc), KT (Ký thay), TUQ (Thừa ủy quyền), TM (Thay mặt)... Vậy pháp luật quy định về việc này ra sao? Chúng ta cùng tìm hiểu các thông tin dưới đây.
Theo nghị định 110/2004 của Chính phủ quy định về thẩm quyền ký các văn bản. Theo đó các trường hợp như sau:
1. Ký thay
Tại các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Lưu ý: việc phân công này phải được thể hiện bằng văn bản. Tức là phải có “giấy ủy quyền” hoặc “bản phân công nhiệm vụ”...
2. Ký “thay mặt”
Áp dụng cho các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ biểu quyết tập thể đối với các vấn đề, nội dung quan trọng. Khi đó đối với các vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức – mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức cần phải được thảo luận tập thể và quyết định theo số đông. Việc ký văn bản sẽ được quy định như sau:
-Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt sẽ thay mặt (TM) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức.
-Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
-Riêng việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định chung.
3. Ký “thừa ủy quyền”
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền (TUQ) một số văn bản mà lẽ ra mình phải ký.
Việc giao ký thừa ủy quyền cần phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Và người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
4. Ký “thừa lệnh”
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn Phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL) một số loại văn bản.
Lưu ý chung: khi ký văn bản không được sử dụng bút chì, không được sử dụng mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai.
